Elektronisches Dokumenten-Management
Das DMS bietet Unternehmen eine geschützte Plattform für die Archivierung elektronischer Belege, die auch die Anforderungen der GoBD erfüllt. Das Dokumentenmanagementsystem funktioniert wie ein Container für Daten. Es ist grundsätzlich mit einer Suchfunktion ausgestattet.
Was Firmen heutzutage brauchen, ist ein modernes System, das die Vorteile der elektronischen Verwaltung von Dokumenten voll ausnutzt:
- Schutz der Dokumente gegen äußere Einflüsse: EIN DMS sorgt dafür, dass Daten dezentral gespeichert werden können. …
- Sicherheit: Das gesamte Firmenwissen kann in einer Lösung sicher erfasst werden.
- Unabhängigkeit von Zeit und Ort: Jeder berechtigte Mitarbeiter – und auch nur diese – kann jederzeit und von überall, sogar mobil, auf alle Dokumente zugreifen.
Als Fachhändler bieten wir Ihnen eine Lösung passende Lösung für kleine, mittelständige und große Unternehmen sowie für Selbstständige.
INOXISION
Die beste Lösung für Ihr professionelles Archiv
Maßgeschneiderte Lösungen
Da der Erfolg und die Akzeptanz eines DMS in hohem Maße von kompetenter Beratung und zuverlässigem Service abhängen, legen wir allergrößten Wert darauf, Ihnen die für Ihr Unternehmen maßgeschneiderten Lösungen anzubieten, Sie zu begleiten und INOXISION optimal auf Ihre individuellen Bedürfnisse abzustimmen.
Die für alle Unternehmen geltenden gesetzlichen Vorgaben und Pflichten des jeweiligen Landes zur revisionssicheren Ablage aller steuerlich oder handelsrechtlich relevanten E-Mails können hiermit erfüllt werden.
Mit dem Modul Mailconnect werden ein- und ausgehende E-Mails und E-Mail-Anlagen voll- oder halbautomatisch archiviert.
DMS-Modul Dokumentenmanagement mit Microsoft® Office Integration bringt System in Ihre Dokumentenablage.
Mit der Stapelverarbeitung wird das Verschlagworten von wiederkehrenden, eingescannten Papier-Dokumenten automatisiert.
Mit dem inoxison ARCHIVE Workflowserver können komplexe Automatisationsprozesse realisiert werden.
Bei der Advanced OCR-Texterkennung ein Wortarchiv hinterlegt, welches die gescannten Zeichen/Worte auf Plausibilität vergleicht.
DOCBOX
Die Lösung für kleine Betriebe und Selbstständige
Einfache Lösungen
Die DOCBOX ist eine einfach zu bedienende DMS Anwendung und ideal für kleine Betriebe und Selbstständige geeignet von der deutschen Firma aktivweb System- und Datentechnik GmbH.
Mailarchivierung, digitale Aktenführung und Revisionssichere Archivierung von Firmendokumenten, Buchhaltungsdaten und sensible Dokumente.
Dank APP für Mobilgeräte und Webversion von jedem Gerät aus einfach zu benutzen.
Download:
Flyer DOCBOX Übersicht
Flyer DOCBOX Mail-Archiv
Flyer DOCBOX Softwarepflege
Sowohl die Zeiten stundenlangen Suchens von Dokumenten in abgelegenen, überfüllten Archiven, als auch die Anlieferung unzähliger Aktenordner an den Steuerberater gehören mit der Einführung der DOCBOX® der Vergangenheit an.
Im Zuge der gestiegenen Forderungen nach einer rechtssicheren Archivierung, greifen die Behörden inzwischen auch in Deutschland immer öfter auf die IT-gestützten Buchführungssysteme eines Unternehmens zu. Damit ist die elektronische Steuerprüfung längst Realität. Durch den Einsatz der DOCBOX® sind Sie auf diese Herausforderungen bestens vorbereitet und können so bei der nächsten Steuerprüfung ganz gelassen bleiben.
Mit der DOCBOX® erhalten Sie eine moderne, leistungsfähige Software, mit der Sie in wenigen Schritten sowohl die Dokumente aus Ihrem Papierarchiv als auch alle elektronischen Dokumente in einem digitalen Archiv ablegen. Die DOCBOX® erfüllt die rechtlichen Vorgaben in Deutschland und entspricht darüber hinaus auch internationalen Standards.
Für Unternehmen besteht grundsätzlich eine Archivierungspflicht für jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Das betrifft beispielsweise Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Weil all diese Dokumente heute auch per E-Mail versendet werden, gilt die Archivierungspflicht ebenfalls für E-Mails sowie alle relevanten E-Mail-Anhänge.
Unter Archivierung wird dabei eine langfristige Datenspeicherung auf separaten Datenträgern verstanden.
Der Zweck ist nicht die Datenwiederherstellung, wie etwa in einem Backup, sondern die Erfüllung von Dokumentationspflichten. Welche Daten wie lange vorzuhalten sind, ist gesetzlich im Wesentlichen im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie in der AO (Abgabenordnung) geregelt.
Die Grundlagen der E-Mail-Archivierung ergeben sich aus den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Diese Vorgaben regeln die Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von Daten, welche steuerrechtliche Relevanz haben. E-Mails mit Steuerrelevanz müssen getrennt von nicht steuerrelevanten und privaten E-Mails aufbewahrt werden.